Privacy beleid

Wij hechten als Onderzoeksbureau Soffos grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en handelen daar ook naar. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy document.

Wij onderscheiden daarbij de volgende groepen: Professional/Opdrachtgever, Cliënt/Respondent, Nieuwsbrief abonnees, Prospect, Stakeholder-/lobbycontacten en/of Geïnteresseerde, Medewerkers.

Onze uitgangspunten:

  • Cliënten worden behandeld met respect;
  • Er worden niet meer gegevens dan noodzakelijk verzameld;
  • Extra zorgvuldigheid wordt betracht bij het verzamelen en verwerken van bijzondere gegevens van de cliënt. Dit zijn persoonsgegevens zoals godsdienst, levensovertuiging en demografische gegevens;
  • Gegevens worden zo snel en waar mogelijk geanonimiseerd;
  • Er wordt niet gerapporteerd over gegevens van een individuele cliënt zonder diens expliciete toestemming. Uitzondering hierop vormt de rapportage aan de (medische) professional op wiens verzoek de cliënt de gegevens heeft verstrekt;
  • Groepsrapportages zijn altijd anoniem en de resultaten zijn nimmer te herleiden tot individuele respondenten;
  • Gegevens kunnen worden gebruikt voor wetenschappelijke doeleinden. In dat geval zijn deze altijd volledig geanonimiseerd en dus nooit herleidbaar tot individuele personen;
  • Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist;
  • Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, willen u hierop wijzen en respecteren deze.
  • Onze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van onze Algemene Voorwaarden en vindt u hier.

Als Soffos zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens op onze site.

Wat bewaren wij?

  1. Persoonsgegevens van een Professional/Opdrachtgever
  2. Doelstellingen

    Soffos verwerkt Persoonsgegevens van een Professional/Opdrachtgever ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

    • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
    • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
    • Administratieve doeleinden;

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • De overeengekomen of overeen te komen opdracht;

    Aard van de gegevens

    Soffos vraagt voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u:

    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • Bedrijfsnaam;
    • Adres/Postcode/Plaats
    • (Zakelijk) Telefoonnummer;
    • (Zakelijk) E-mailadres;

    Bewaartermijn

    Soffos slaat uw persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) op gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

  3. Persoonsgegevens van een Cliënt/Respondent
  4. Doelstellingen

    Soffos verwerkt Persoonsgegevens van een cliënt/respondent ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

    • Het uitvoering geven aan een opdracht van een Professional;
    • Administratieve doeleinden;
    • (Wetenschappelijk) onderzoek met volledig geanonimiseerde, niet tot een cliënt/respondent te herleiden gegevens.

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • De door de cliënt / respondent ingevulde vragenlijst(en) op basis van de overeengekomen opdracht van de Professional / Opdrachtgever;

    Aard van de gegevens

    Soffos vraagt voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u:

    • Naam;
    • E-mailadres;
    • Geboortedatum (facultatief);
    • Geslacht (facultatief);
    • Burgerlijke staat (facultatief);
    • Opleiding (facultatief);
    • Land (facultatief)

    Bewaartermijn

    Soffos slaat uw persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) op gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. De geanonimiseerde data blijven bewaard ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek en statistische analyses.

  5. Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees
  6. Doelstelling

    Soffos verwerkt Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees ten behoeve van de volgende doelstelling:

    • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • Het inschrijvingsformulier voor de Nieuwsbrief;

    Aard van de gegevens

    Soffos vraagt voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u:

    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • E-mailadres.

    Bewaartermijn

    Soffos slaat uw persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) op tot wederopzegging.

  7. Persoonsgegevens van Prospect, Stakeholder-/Lobbycontacten en/of Geïnteresseerde
  8. Doelstelling

    Soffos verwerkt de persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

    • Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten en/of Nieuwsbrieven.

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, via Contactformulier en/of via koppeling op social media als LinkedIn;

    Aard van de gegevens

    Soffos kan voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u vragen:

    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • Telefoonnummer;
    • E-mailadres.

    Bewaartermijn

    Soffos slaat uw persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) op gedurende de periode dat u gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde c.q. tot wederopzegging.

  9. Persoonsgegevens van Leveranciers/zakelijke dienstverleners
  10. Doelstelling

    Soffos verwerkt de persoonsgegevens van leveranciers/zakelijke dienstverleners ten behoeve van de volgende doelstelling:

    • Contractbeheer;
    • Communicatie;
    • Administratieve doeleinden.

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • Overeenkomst.

    Aard van de gegevens

    Soffos kan voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u vragen:

    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • Bedrijfsnaam
    • Telefoonnummer;
    • E-mailadres.

    Bewaartermijn

    Soffos slaat uw persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) op gedurende de overeenkomst c.q. tot wederopzegging.

  11. Persoonsgegevens van Medewerkers
  12. Doelstelling

    Soffos verwerkt persoonsgegevens van Medewerkers ten behoeve van de volgende doelstelling:

    • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

    Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

    • De arbeidsovereenkomst.

    Aard van de gegevens

    Soffos vraagt voor de bovenstaande doelstelling de volgende persoonsgegevens van u:

    • Voornaam;
    • Tussenvoegsel;
    • Achternaam;
    • Woonadres;
    • Telefoonnummer;
    • E-mailadres;
    • Geboortedatum;
    • Salarisgegevens;
    • Kopie ID;
    • BSN-nummer;
    • Bankgegevens.

    Bewaartermijn

    Soffos bewaart de persoonsgegevens ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de periode dat u een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens ons van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Onze website is beveiligd met een SSL certificaat met Extended Validation;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op! Wij gaan graag met u in gesprek. Onze contactgegevens vindt u op de contactpagina.